Dokument – co to je, typy a význam (papírové i digitální)

Různé druhy dokumentů

• Prototypové dokumenty: Dopisy, poznámky, právní formuláře, návody k použití
• Dokumenty o záznamu: Noviny a časopisy
• Knihy: Knihy: učebnice, romány, knihy receptů, encyklopedie, komiksy
• Kanonické dokumenty: Vedy, Rámájana, Mahábhárata, Korán, Chammurapiho zákoník, Tao Te Ťing.
• Transakční dokumenty: Šek, smlouvy, předpis, stvrzenka, formulář (dokument), poštovní známka.
• Funkční dokumenty: Soubory PDF, soubory PostScript, soubory XML, e-mail
• Neprototypové dokumenty: Mapy, obrazy, krabice od mléka, krabice od cereálií.
• Neklasické digitální dokumenty: Webové stránky, weblog, Wiki
• Hraniční příklady: Extrémním příkladem dokumentu, který má sloužit ke komunikaci s mimozemšťany, je deska na vesmírné lodi Pioneer 11, kterou navrhl astronom Carl Sagan a která využívá informace, o nichž se předpokládá, že jsou univerzální. Na druhou stranu by zaznamenané a vytištěné signály projektu SETI představovaly dokumenty, pokud by se zjistilo, že obsahují komunikaci s mimozemšťany.

Každodenní použití

Co většina lidí chápe, když mluví o dokumentu, lze vyčíst z konotací a denotátů, které se objevují při hledání dokumentu. Z těchto užití lze odvodit následující typické konotace:

• Písemnosti, které poskytují informace (zejména informace úřední povahy).
• Cokoli, co slouží jako reprezentace myšlení člověka pomocí symbolických znaků.
• Písemné potvrzení o vlastnictví nebo závazku
• Podrobně zaznamenávat; "Rodiče dokumentovali každý krok vývoje svého dítěte".
• Digitální soubor v určitém formátu
• Podpořit nebo doložit odkazy; "Můžete svá tvrzení doložit?"
• Ověřování
• Artefakt, který splňuje právní pojem dokumentu pro účely zjišťování informací v soudním řízení.

Technologie řízení životního cyklu dokumentu

Technologie pro správu dokumentů se vyvíjela spolu s dokumenty samotnými. Zvláště důležité jsou postupy týkající se uchovávání, archivace, ničení a správy dokumentů. Tyto činnosti se společně nazývají "životní cyklus dokumentu".

• Fyzická konzervace: Dokumenty v tradičních fyzických formách i v digitálních fyzických formách, jako jsou magnetická média, musí být fyzicky uchovávány. Tento aspekt správy dokumentů se zabývá takovými problémy, jako je stárnutí papíru (inovace bezkyselinového papíru je pokrokem v uchovávání) a zastarávání magnetických médií.

• Skladování: Tento aspekt zahrnuje správu omezených zdrojů, jako je místo na policích a discích, a související technologie, jako je optimální využití prostoru. Moderní knihovny, jako je Nevadská univerzita a Michiganská univerzita, často využívají komplexní technologie pro úsporu místa, jako jsou robotické vyhledávací systémy pro stohy a pohyblivé regály s knihami. V digitální sféře lze na celou disciplínu kompresních technologií nahlížet jako na obor zabývající se ukládáním dokumentů.

• Zachování kultury: Tato funkce, tradičně připisovaná knihovníkům, zahrnuje výběr, uspořádání a uložení dokumentů na bezpečných místech. Důležitost této části správy životního cyklu dokumentů lze spatřovat v dopadu historických událostí, jako bylo například vypálení Alexandrijské knihovny. Dnes se knihovnictví a informační věda vyvinuly v důležitou akademickou disciplínu.

• Bibliometrie: Tento aspekt správy dokumentů zahrnuje funkce indexace, generování statistik a taxonomií a zlepšování použitelnosti rozsáhlých sbírek dokumentů. Moderní historie této technologie správy sahá až k Melvilu Deweymu a Deweyho desetinnému systému. Dnes se věda bibliometrie zabývá převážně řízením vlivu elektronických technologií. Tento aspekt se musí zabývat také čísly ISBN, údaji Kongresové knihovny a dalšími standardy.

• Správa digitálního obsahu: V důsledku prudkého nárůstu digitálního obsahu vznikly technologie pro správu rozsáhlých sbírek digitálních informací, které organizace vytvářejí. Takové systémy musí řídit řízení přístupu a oprávnění, více elektronických formátů, spolupracovat s tiskovými infrastrukturami a umožňovat spolupráci při práci s dokumenty.

• Řízení digitálně-fyzických interakcí: Dokud budou mít papírové i digitální dokumenty svou hodnotu, budou se používat moderní technologie pro správu jejich interakce. Klíčem k tomuto řízení je řízení rozsáhlého a systematického skenování fyzických dokumentů (např. projekt skenování knih Google).

• Zničení: S rostoucími náklady na krádeže identity, firemními skandály a obavami o soukromí je stále důležitější řídit ničení papírových i elektronických dokumentů. Svou roli hrají technologie, jako jsou skartovačky, a také ověřitelné procesy ničení elektronických dokumentů, které zajišťují soulad se zákony na ochranu osobních údajů.

• Zabezpečení: Shannonova teorie informace vedla ke vzniku celého oboru, který se zabývá bezpečností dokumentů a souvisejícími technologiemi, jako je šifrování, a také fyzickými bezpečnostními prvky, jako jsou vodoznaky a zabezpečení peněžních dokladů proti padělání.

• Doprava: Celý poštovní systém, stejně jako moderní kurýrní systémy, je z velké části postaven na potřebě fyzického přesunu dokumentů z jednoho místa na druhé.

Související stránky

• Kniha
• Iluminovaný rukopis
• Těsnění (zařízení)
• Psací stroj